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Das Project Management Office – PMO umfasst sowohl

• die Definition von Methoden und Prozessen für ein durchgängiges einheitliches Projektvorgehen,
• die einheitliche Steuerung und
• das Reporting,
• als auch die operative Unterstützung des Projektmanagements.

In größeren Unternehmen besteht das PMO aus einer eigenen Abteilung, die eine zentralisierte Rolle im Unternehmen hat. In kleineren Unternehmen besteht ein PMO häufig aus einer Einzelperson oder einem kleinen Team. Das PMO ist dann meist nur für einzelne Projekte zuständig und sorgt für die Entlastung der Projektleitung. In diesem Fall handelt es sich hier eher um Project Office (Projektbüro) als um PMO. Das Projekt Office besteht so lange wie das Projekt selbst, d. h., es besteht nicht auf Unternehmens-, sondern auf Projektebene.

Beide Rollen bzw. Einheiten können gleichzeitig bestehen, es gibt doch Unterschiede bezüglich der Einsatzdauer und des Aufgabenbereichs. Grundsätzlich können PMO als allgemeiner Koordinator und PO als spezifische Einheit betrachtet werden.

Das Project Office (Projektbüro) arbeitet als operative Unterstützung des Projektleiters direkt in den Projekten und wird oftmals ad hoc, während das Projekt bereits läuft berufen. Pos sind für die Projektdokumentation, das Projektreporting, sowie für administrative Aufgaben innerhalb des Projektteams zuständig.

Das PMO arbeitet an Standards, Richtlinien, Prozessen und Methoden für den Einsatz in Projekten. Das PMO ist generell projektübergreifend tätig, kann aber bei Bedarf auch einzelne Projekte direkt unterstützen.

Der Einsatz des PMO verbessert die Zielerreichung einzelner Projekte, und optimiert gleichzeitig die Prozesse für einheitliches Projektportfoliomanagement.

Der Einsatz des Project Office führt zu einer Entlastung des Projektmanagers und des Projektteams, was wiederum zur Erhöhung der Effektivität in der Projektarbeit führt.

Beide Rollen bzw. Einheiten können gleichzeitig bestehen, es gibt doch Unterschiede bezüglich der Einsatzdauer und des Aufgabenbereichs. Grundsätzlich können das PMO als allgemeiner Koordinator und das PO als spezifische Einheit betrachtet werden. Beide können helfen, ein Projekt kontinuierlich am Laufen zu halten, und dadurch Nutzen stiften, dass Projekte schneller umgesetzt werden, geringere Kosten entstehen und durch Prozesssicherheit höhere Qualität erzielt wird.

Ist in einem Unternehmen ein PMO vorhanden, so wird dieses Vorgehensmodelle für Projekte erarbeiten. Solche Vorgehensmodelle beschreiben die beispielsweise die Art und Frequenz des Berichtswesens, die Projektdokumentation und eine einheitliche Projektstruktur. Die Projektleiter in solchen Unternehmen sind gehalten, diese Regeln anzuwenden, auch wenn projektbezogene Ausnahmen im Rahmen pragmatischer Arbeit immer erlaubt sein müssen.

Anders verhält es sich in Unternehmen ohne PMO: hier wird das Vorgehensmodell üblicherweise innerhalb des Projekts erarbeitet und festgelegt. Der Projektleiter ist damit letztlich für das Vorgehensmodell verantwortlich, während der PO es lediglich anwendet und bestenfalls optimiert.

Aufgaben des Project Office (Projektbüro) in IT Projekten

• Erstellen von Standards und Templates für
  • die Projektdokumentation
  • das Reporting
• Unterstützung des operativen Projektmanagements bei
  • der Planung,
  • dem Reporting und
  • dem Controlling.
• Unterstützung des Projektteams bei administrativen Aufgaben: In einem Projekt fallen zahlreiche administrative Tätigkeiten – wie z. B. Dokumentation-, Berichts- und Bestellwesen – an. Ein PO kann diese Aufgaben vom Produktivteam fernhalten. So kann das PO des Teams von administrativen Aufgaben entlasten, was wiederum zur Erhöhung der Effektivität der Projektarbeit führt.

Aufgaben des Projekt Management Office – PMO

In IT Projekten hat das PMO, zusätzlich zu den eben beschriebenen Aktivitäten desProject Office (Projektbüro) folgende Aufgaben:

• Definition einer unternehmensweiten Projektmanagement Kultur mit
  • geeigneten Tools und
  • Infrastruktur-Unterstützung, um das Wissen aus und in den Projekten transparent zur Verfügung zu stellen.
• Sicherstellen des Einklangs der Projekte mit der Unternehmensstrategie: Das PMO sorgt dafür, dass die durchgeführten Projekte an der Unternehmensstrategie ausgerichtet sind. Diese Aufgabe beinhaltet unter anderem die Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen zur Projektauswahl und zur Priorisierung von Projekten.
• Erstellen von projekteinheitlichen Regeln für
  • Projektmanagementmethoden,
  • Prozesse und Workflows für Projektkalkulation, Risiko- und Problemkontrolle, Anforderungskontrolle.
• Unterstützung bei der Multi-Projektplanung mit
  • Koordination der unterschiedlichen Projekte und
  • Priorisierung.

Das Project Management Office – PMO nach PMI

Nach der Definition im Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) des Project Management Institute (PMI), das PMO ist eine organisatorische Einheit, die das Management von Projekten, die zu seinem Bereich gehören, zentralisiert und koordiniert. Ein PMO wird auch als ‚Programm Management Office‘, ‚Projektoffice‘, oder ‚Programmoffice‘ bezeichnet.“